Νέα εποχή για τα Κυπριακά Ταχυδρομεία: Αυτοματοποιούνται οι διαδικασίες για λειτουργούς και πολίτες – Τι αλλάζει

Εκσυγχρονισμό και ψηφιακή μετάβαση των υπηρεσιών των Κυπριακών Ταχυδρομείων, τόσο για τους λειτουργούς τους όσο και για τους εξυπηρετούμενους, εξήγγελλαν ο υπουργός Μεταφορών και ο υφυπουργός Καινοτομίας. Το σύστημα αυτοματοποίησης σημείων συναλλαγής με το κοινό των Κυπριακών Ταχυδρομείων, όπως υπογραμμίστηκε, αξιοποιεί σύγχρονες τεχνολογίες, μειώνει τον χρόνο συναλλαγής και περιορίζει το διοικητικό βάρος. Μεταξύ άλλων δίνει τη δυνατότητα στους πολίτες να ετοιμάζουν δελτία αποστολής και τελωνειακής δήλωσης, να πληρώνουν ταχυδρομικά τέλη, να επαναπροωθούν αλληλογραφία σε νέα διεύθυνση.
Αναλυτική περιγραφή συστήματος αυτοματοποίησης σημείων συναλλαγής με το κοινό των Κυπριακών Ταχυδρομείων
Το σύστημα αυτοματοποίησης σημείων συναλλαγής με το κοινό των Κυπριακών Ταχυδρομείων αποτελεί ολοκληρωμένη λύση αναβάθμισης των υπηρεσιών των Κυπριακών Ταχυδρομείων, με στόχο την απλοποίηση των διαδικασιών, την ενίσχυση της λειτουργικής αποτελεσματικότητας και τη βελτίωση της εμπειρίας εξυπηρέτησης των πολιτών.
1. Εξοπλισμός σημείων εξυπηρέτησης
Κάθε σημείο εξυπηρέτησης στα Ταχυδρομικά Γραφεία έχει εξοπλιστεί με σύγχρονο εξοπλισμό που υποστηρίζει την αυτοματοποίηση και τον έλεγχο των συναλλαγών:
• Οθόνη αφής για τον Ταχυδρομικό Λειτουργό
• Οθόνη προβολής πληροφοριών για τον πελάτη και για λήψη υπογραφής
• Ζυγαριά ακριβείας
• Εκτυπωτές
• Σαρωτή χειρός
• Τερματικό αποδοχής καρτών.
Ο εξοπλισμός λειτουργεί πλήρως σε συνεργασία με το νέο λογισμικό, μειώνοντας τις χειροκίνητες διαδικασίες και επιταχύνοντας τις συναλλαγές.
2. Κεντρικό λογισμικό
Ο πυρήνας του Συστήματος είναι το νέο λογισμικό, το οποίο:
• Ενοποιεί όλες τις ταχυδρομικές λειτουργίες σε ένα ενιαίο περιβάλλον εργασίας
• Διασυνδέεται με τα πληροφοριακά συστήματα του Τμήματος Ταχυδρομικών Υπηρεσιών
• Καταργεί την ανάγκη πολλαπλών, αποσπασματικών εφαρμογών
• Μειώνει σημαντικά τον χρόνο εξυπηρέτησης
• Αυξάνει την ακρίβεια καταχωρίσεων, τιμολογήσεων και λογιστικών εγγραφών.
Η ενιαία πλατφόρμα προσφέρει σταθερότητα, διαφάνεια και ευχρηστία για τους λειτουργούς, βελτιώνοντας την παραγωγικότητα των Ταχυδρομικών Γραφείων.
3. Διαδικτυακή πύλη
Η νέα διαδικτυακή πύλη αποτελεί βασικό τμήμα του συστήματος, προσφέροντας στους πολίτες και τις επιχειρήσεις δυνατότητα εξυπηρέτησης μέσω διαδικτύου για μεγάλο εύρος υπηρεσιών.
Για τους πολίτες, οι λειτουργίες είναι ενδεικτικά οι πιο κάτω:
• Ετοιμασία δελτίων αποστολής και τελωνειακής δήλωσης
• Διαχείριση αποστολών για εγγεγραμμένους χρήστες στο CyLogin
• Πληρωμή ταχυδρομικών τελών και δυνατότητα άφεσης του αντικειμένου σε Ταχυδρομικό Γραφείο
• Ενοικίαση και διαχείριση ταχυδρομικής θυρίδας
• Επαναπροώθηση αλληλογραφίας σε νέα διεύθυνση
• Διαχείριση φιλοτελικού λογαριασμού
• Ευκολότερη διαχείριση αιτημάτων ειδικής διαχείρισης για επαγγελματίες εκδοτικού χώρου
• Σύντομα, διευκόλυνση κατοίκων αγροτικών περιοχών με συνδυασμό διαδικτυακής πύλης και Ταχυδρομικών Πρακτόρων.
Για τους εταιρικούς πελάτες, οι λειτουργίες είναι ενδεικτικά οι πιο κάτω:
• Διαχείριση αιτημάτων για «τέλος πληρωμένο»
• Διαχείριση αιτημάτων για μηνιαία τιμολόγηση
• Διαχείριση αιτήματος για αγορά μηχανής προπληρωμής ταχυδρομικών τελών
• Ετοιμασία και υποβολή ομαδικών καταθέσεων αντικειμένων
• Διασύνδεση ηλεκτρονικών καταστημάτων μέσω ΑΡΙ.
4. Στόχοι του έργου
Το έργο στοχεύει σε:
• Αυτοματοποίηση και μηχανογράφηση της διαδικασίας εξυπηρέτησης του κοινού
• Τυποποίηση διαδικασιών για ομοιόμορφη εξυπηρέτηση σε όλα τα Ταχυδρομικά Γραφεία
• Ενοποίηση και αυτοματοποίηση των συστημάτων πωλήσεων, αποθεμάτων, παραγγελιών, στατιστικών και λογιστικών στοιχείων
• Επικέντρωση των ταχυδρομικών λειτουργών στην άμεση εξυπηρέτηση του πολίτη
• Διευκόλυνση της ενσωμάτωσης νέων υπηρεσιών με στόχο την ενίσχυση των εσόδων του
• Είσοδος του ΤΤΥ στην ψηφιακή εποχή – κομβικό βήμα για τον περαιτέρω εκσυγχρονισμό του.
5. Οφέλη του έργου
Με την υλοποίηση του έργου αναμένεται:
• Σημαντική βελτίωση του επιπέδου και της εμπειρίας εξυπηρέτησης στα Ταχυδρομικά Γραφεία
• Ολοκληρωμένη εικόνα στον πελάτη για όλες τις συναλλαγές του
• Αύξηση της παραγωγικότητας
• Βέλτιστη διαχείριση πόρων του Τμήματος Ταχυδρομικών Υπηρεσιών
• Μείωση του κινδύνου απώλειας εσόδων ή/και υλικών μέσω ενισχυμένων μηχανισμών ελέγχου
• Μείωση της γραφειοκρατίας.
Σε λειτουργία το νέο σύστημα εξυπηρέτησης του κοινού στα Κυπριακά Ταχυδρομεία
Πραγματοποιήθηκε σήμερα δημοσιογραφική διάσκεψη στον χώρο εξυπηρέτησης του Επαρχιακού Ταχυδρομικού Γραφείου Λευκωσίας, για την παρουσίαση του συστήματος αυτοματοποίησης σημείων συναλλαγής με το κοινό των Κυπριακών Ταχυδρομείων. Στη διάσκεψη παρευρέθηκαν ο Υπουργός Μεταφορών, Επικοινωνιών και Έργων, Αλέξης Βαφεάδης, ο Υφυπουργός Έρευνας, Καινοτομίας και Ψηφιακής Πολιτικής, Νικόδημος Δαμιανού, ο αναπληρωτής διευθυντής των Κυπριακών Ταχυδρομείων, Παύλος Παυλίδης και η αναπληρώτρια διευθύντρια του Τμήματος Υπηρεσιών Πληροφορικής, Νόρμα Κλίππη – Πεκρή.
Στο χαιρετισμό του ο κ. Βαφεάδης δήλωσε: «Τα Κυπριακά Ταχυδρομεία κάνουν σήμερα ένα σημαντικό βήμα προς τον εκσυγχρονισμό των υπηρεσιών τους, με ένα σύστημα που αλλάζει ουσιαστικά τον τρόπο εξυπηρέτησης των πολιτών. Ως Υπουργείο Επικοινωνιών στηρίζουμε έμπρακτα έργα που βελτιώνουν την καθημερινότητα και ενισχύουν την εμπιστοσύνη των πολιτών στο κράτος».
Αναφερόμενος στο νέο σύστημα, ο κ. Υπουργός δήλωσε ότι αξιοποιεί σύγχρονες τεχνολογίες, μειώνει τον χρόνο συναλλαγής, περιορίζει το διοικητικό βάρος στους λειτουργούς και δημιουργεί ένα ενιαίο, και ασφαλές περιβάλλον για όλες τις ταχυδρομικές λειτουργίες. «Η υλοποίησή του κατέστη δυνατή μέσα από την αποτελεσματική συνεργασία των αρμόδιων Υπηρεσιών και Υπουργείων», συμπλήρωσε.
«Η Κυβέρνηση επενδύει σε λύσεις που έχουν πραγματικό αντίκτυπο στους πολίτες: πιο γρήγορη και αξιόπιστη εξυπηρέτηση, μεγαλύτερη διαφάνεια, καλύτερη πρόσβαση σε υπηρεσίες σε όλη την Κύπρο. Με την υλοποίηση του έργου αυτού, θέτουμε τις βάσεις για μια νέα εποχή στα Κυπριακά Ταχυδρομεία, με στόχο ένα πιο σύγχρονο, αποτελεσματικό και φιλικό προς τον πολίτη κράτος», είπε κλείνοντας ο κ. Βαφεάδης.
Ο Υφυπουργός Καινοτομίας, Νικόδημος Δαμιανού, τόνισε ότι η εφαρμογή του νέου πληροφοριακού συστήματος σηματοδοτεί ένα ακόμα απτό αποτέλεσμα στην υλοποίηση του προγράμματος ψηφιοποίησης του κράτους. «Πρόκειται για ένα βήμα που μεταφράζεται σε πραγματικά, μετρήσιμα οφέλη για κάθε πολίτη και κάθε επιχείρηση», ανέφερε.
«Οι πολίτες απολαμβάνουν πλέον μεγαλύτερη ευκολία, διαφάνεια και ταχύτητα σε κάθε συναλλαγή, ενώ παράλληλα, η εφαρμογή του δίνει στους ταχυδρομικούς λειτουργούς τα εργαλεία για να επικεντρωθούν στο κύριο έργο τους: την ποιοτική και ανθρώπινη εξυπηρέτηση», πρόσθεσε.
«Το συγκεκριμένο σύστημα αποτελεί ένα από τα πρώτα ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα που τίθενται σε λειτουργία σε κρίσιμες κρατικές υπηρεσίες – μαζί με το νέο σύστημα των Τελωνείων και το σύστημα eΔΕΑ του Υπουργείου Παιδείας που ανακοινώθηκαν φέτος – επιβεβαιώνοντας ότι η ψηφιακή μετάβαση προχωρά με ταχύτητα και αποφέρει ουσιαστικά αποτελέσματα για πολίτες και επιχειρήσεις», συμπλήρωσε.
Τέλος, στον σύντομο χαιρετισμό του, ο αναπληρωτής διευθυντής των Κυπριακών Ταχυδρομείων, Παύλος Παυλίδης, αναφέρθηκε στη σημασία του έργου ως βήμα εκσυγχρονισμού των Κυπριακών Ταχυδρομείων και κρίσιμο στοιχείο στη συνολική προσπάθεια για βελτιωμένη εξυπηρέτηση των πολιτών. Τόνισε επίσης ότι το σύστημα είναι δυναμικό και θα αναβαθμίζεται συνεχώς με νέες λειτουργίες, σύμφωνα με τις ανάγκες των πελατών.